Mise en place pas à pas

Ce guide décrit pas à pas la mise en place complète de la solution de pointage au sein de votre entreprise. Imaginons que votre structure dispose de deux sites, l'un à Yaoundé et l'autre à Douala, avec des équipes organisées en départements distincts et des horaires de travail potentiellement différents selon les sites. Voici les étapes à suivre pour configurer correctement l'outil.

En tant qu'administrateur, connectez-vous à la plateforme à l'aide des identifiants (adresse e-mail et mot de passe) qui vous ont été communiqués lors de la souscription :

Une fois connecté, vous êtes automatiquement redirigé vers les journaux de présence. La navigation entre les différentes sections se fait via le menu latéral gauche.

Accédez à l'onglet Configurations pour paramétrer les éléments fondamentaux de votre organisation. Cette étape se déroule en quatre sous-étapes à réaliser dans l'ordre suivant.

Rendez-vous dans le sous-onglet Départements (accessible également depuis le menu latéral). Cliquez sur « Ajouter un département » et saisissez le nom de chaque département de votre entreprise (ex. : Comptabilité, Production, Logistique). Répétez l'opération pour chaque département à créer.

Dans le sous-onglet Postes, cliquez sur « Ajouter un poste » et renseignez le nom et, si nécessaire, une description pour chaque intitulé de poste (ex. : Responsable, Technicien, Agent de sécurité). Ces postes seront disponibles lors de la création des profils employés.

Accédez à l'onglet Sites et codes QR depuis le menu latéral. Cliquez sur « Ajouter un site » et suivez les deux étapes du formulaire :

• Étape 1 — Informations générales : renseignez le nom du site (ex. : Siège Yaoundé), son adresse, son fuseau horaire et ses coordonnées géographiques. Cliquez sur « Obtenir la localisation » pour les récupérer automatiquement ;
• Étape 2 — Jours et horaires de travail : sélectionnez les jours ouvrés et définissez les heures d'ouverture et de fermeture. Vous pouvez appliquer le même horaire à tous les jours ou les personnaliser jour par jour.

Cliquez sur « Valider ». Un code QR unique est automatiquement généré pour ce site. Répétez l'opération pour chacun de vos sites (Yaoundé, Douala, etc.).

Dans le sous-onglet Shifts (onglet Configurations), cliquez sur « Créer un nouveau shift ». Renseignez le nom du shift, ses heures de début et de fin, activez l'option « Shift de nuit » si nécessaire, et indiquez la capacité maximale d'employés pouvant y être affectés. Créez autant de shifts que nécessaire (ex. : Shift matin 07h–15h, Shift nuit 20h–05h).

Si d'autres personnes doivent accéder à la plateforme pour assurer le suivi des présences, ajoutez-les depuis le sous-onglet Utilisateurs (onglet Configurations). Cliquez sur « Ajouter un utilisateur » et renseignez son nom, son adresse e-mail, un mot de passe et la société à laquelle il est rattaché.

Trois rôles sont disponibles :

Transmettez l'adresse e-mail et le mot de passe à chaque utilisateur pour qu'il puisse se connecter à la plateforme.

Accédez à l'onglet Employés et cliquez sur « Ajouter un employé ». Deux modes d'ajout sont disponibles :

• Ajout singulier : renseignez manuellement les informations de l'employé — nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone, département, poste, sites assignés et photo de profil (optionnelle) ;
• Ajout en masse : importez plusieurs employés simultanément via un fichier Excel ou CSV (.xlsx, .xls, .csv — max 10 Mo), en sélectionnant au préalable le site, le département et le poste communs.

Accédez à l'onglet Programmes et cliquez sur « Créer nouveau programme ». Les programmes permettent d'associer des employés à des shifts sur des jours de travail définis. Renseignez les informations suivantes :

• Nom du programme : donnez un nom explicite (ex. : Programme Jour Yaoundé, Programme Nuit Douala) ;
• Jours de travail : sélectionnez les jours auxquels le programme s'applique ;
• Capacité : indiquez le nombre maximal d'employés pouvant être inscrits, tous shifts confondus ;
• Shifts et employés : pour chaque shift, sélectionnez le shift concerné puis ajoutez les employés à y affecter. Cliquez sur « + Ajouter un shift » pour créer plusieurs blocs si nécessaire. Un même employé peut être inscrit dans plusieurs programmes à condition que ses shifts ne se chevauchent pas ;
• Dates : choisissez entre Illimité, une plage de dates ou une liste de dates explicites selon la durée prévue du programme ;
• Dates d'exception : renseignez les jours à exclure de la période de validité (jours fériés, fermetures exceptionnelles, etc.).

Cliquez sur « Sauvegarder » pour valider. Répétez l'opération pour chaque programme nécessaire selon vos sites et équipes.

Une fois la configuration terminée, il ne reste plus qu'à déployer le dispositif physiquement sur vos sites.

• Affichez le code QR de chaque site à l'entrée (accueil ou poste de sécurité). Le code QR est téléchargeable depuis l'onglet Sites et codes QR en cliquant sur les trois points du site concerné, puis sur « Télécharger QR ». Testez-le avant impression pour vérifier qu'il redirige correctement vers le numéro WhatsApp configuré ;
• Informez et sensibilisez les collaborateurs sur le fonctionnement du système : scanner le QR Code à l'entrée et à la sortie, en utilisant bien le numéro WhatsApp enregistré sur la plateforme ;
• Prévoyez une période de test d'au moins une semaine pour former les équipes, corriger les éventuelles erreurs de numéros de téléphone et valider le bon fonctionnement du dispositif sur l'ensemble des sites.