L'outil de pointage développé par Kaeyros Analytics est une solution innovante et simple d'utilisation, qui permet aux entreprises de suivre efficacement les heures d'arrivée et de départ de leurs employés, en utilisant un canal déjà familier : WhatsApp. Conçu pour minimiser les efforts liés à la gestion de la présence, cet outil repose sur un fonctionnement intuitif. Chaque site de l'entreprise dispose d'un QR Code affiché à l'entrée. Lorsqu'un employé arrive ou quitte son lieu de travail, il lui suffit de scanner ce QR Code avec son téléphone. Ce scan ouvre automatiquement une conversation WhatsApp contenant un message pré-rempli qu'il devra envoyer. Il lui suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Pointer » du message reçu pour enregistrer son heure d'arrivée ou de départ.
Scan d'un QR Code à l'entrée du site, pointage en un clic depuis WhatsApp.
Vérification automatique de la position de l'employé lors du pointage.
Présences, absences, retards et heures supplémentaires consultables à tout moment.
Détection automatique et saisie manuelle, avec types d'absence configurables.
Organisation des équipes par plages horaires et planning de travail.
Téléchargement des rapports de présence en Excel ou CSV.
Chaque employé a droit à deux pointages par jour : le premier est considéré comme son heure d'entrée et le second comme son heure de sortie. L'ensemble des pointages est enregistré en temps réel sur la plateforme, consultable au quotidien, à la semaine, au mois ou à l'année.
Pour garantir la fiabilité et éviter toute tentative de fraude, le système repose sur la géolocalisation. Lors de la création d'une entreprise sur la plateforme, les coordonnées GPS de chaque site sont enregistrées. Ainsi, à chaque pointage, la position géographique de l'employé est comparée à celle du site. Si l'employé se trouve à plus de 100 mètres du lieu de travail, le système empêche le pointage, évitant ainsi qu'un collaborateur puisse pointer depuis son domicile ou un lieu non autorisé.
Pour que la vérification de position fonctionne correctement, l'employé doit avoir activé la géolocalisation sur son téléphone au moment du pointage.
Au-delà du pointage, la plateforme offre une gestion complète des absences. Lorsqu'un employé ne se présente pas et n'effectue aucun pointage, le système le détecte automatiquement et l'enregistre comme absent. Les absences peuvent aussi être saisies manuellement par un responsable, en précisant la durée et le type d'absence concerné — congé maladie, congé de maternité, congé pour deuil, etc. Les types d'absence sont entièrement configurables selon les politiques internes de chaque entreprise.
Pour structurer le temps de travail, la plateforme intègre un système de shifts et de programmes. Un shift définit une plage horaire de travail, comme une équipe du matin ou une équipe de nuit. Un programme regroupe un ou plusieurs shifts, les jours de travail associés et les employés concernés. C'est sur la base de ces programmes que le système évalue automatiquement, pour chaque employé, les retards, les heures supplémentaires et les absences, offrant ainsi aux responsables une vision claire et fiable de la présence au sein de leur organisation.